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Comment garder vos e-mails professionnels organisés

Créer et gérer un flux continu d'e-mails tout au long de la journée de travail peut rapidement devenir compliqué. Pour garder vos e-mails professionnels organisés, développez un système de classement et un système de dénomination, utilisez des fonctions de tri, définissez des rappels et familiarisez-vous avec les dossiers de messagerie. Utilisez cet article pour savoir comment conserver une boîte de réception structurée et vous aider à optimiser la communication, à augmenter la productivité et à renforcer le service client.

Table de Matières:

Comment garder vos e-mails professionnels organisés

Créer un système de classement

La création d'un système de classement est la clé pour organiser vos e-mails professionnels. Il est important de réfléchir régulièrement à votre système de classement, en y apportant les modifications nécessaires pour le maintenir à jour et efficace.

Tout d'abord, créez une arborescence de répertoires en créant des dossiers pour séparer les e-mails entre les projets ou les clients. Utilisez les sous-dossiers pour créer des catégories plus spécifiques, telles que "éléments d'action", "urgents" et "archivés". Des dossiers supplémentaires pourraient être ajoutés pour des sujets particuliers, par exemple « Factures », « Médias », etc.

L'étiquetage des e-mails est une autre étape importante pour organiser votre boîte de réception. Les étiquettes courantes pour commencer incluent « To-Do », « Follow-Up » et « Read & Respond ». Pour vous assurer que vous êtes en mesure de déterminer si un e-mail est personnel ou professionnel, créez des libellés uniques tels que « Travail » et « Personnel ».

Enfin, assurez-vous de supprimer les e-mails inutiles afin de garder votre boîte de réception épurée. Cela vous aidera à vous assurer que votre système de classement est réellement utile et ne s'enlise pas avec des e-mails inutiles.
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Créer une convention de nommage

La création d'une convention de dénomination pour vos e-mails professionnels est essentielle pour les organiser. Il permet de rechercher et de récupérer facilement des e-mails, sans avoir à deviner quelle pourrait être la ligne d'objet.

Lors de la création d'une convention de nommage, la clé est de la garder simple et cohérente. Par exemple, vous pouvez utiliser une combinaison du nom du destinataire, de l'abréviation du projet sur lequel vous travaillez et de la date d'envoi de l'e-mail. Cela aidera à garantir que tous les e-mails liés au même projet peuvent être facilement trouvés.

Vous pouvez également inclure des identifiants supplémentaires, tels que le type d'e-mail (par exemple, proposition/facture/rapport) ou la phase du projet (par exemple, planification/développement/test). Ces identifiants peuvent vous aider à trouver rapidement et facilement des e-mails liés à des tâches spécifiques.

En prenant le temps de créer une convention de dénomination et de l'appliquer systématiquement à tous les e-mails, vous pouvez vous assurer que vos e-mails professionnels sont organisés et faciles à trouver.

Utiliser des filtres

L'utilisation de filtres est un moyen efficace d'organiser vos e-mails professionnels. Les filtres vous permettent de trier automatiquement vos e-mails dans différents dossiers ou étiquettes, afin que vous puissiez facilement hiérarchiser et suivre les e-mails que vous recevez. Vous pouvez appliquer des filtres pour trier les e-mails par expéditeur, sujet, mots-clés ou tout autre critère. Cela vous permet d'acheminer les messages directement vers le bon dossier, sans avoir à les lire au préalable. Vous pouvez également configurer des réponses automatiques ou des notifications pour tous les e-mails correspondant aux critères. Avec un bon ensemble de filtres, vos e-mails peuvent être facilement organisés et rester propres et ordonnés.

Définir des rappels

Une façon de vous assurer que vos e-mails ne se perdent pas dans le désordre consiste à définir des rappels. Cela peut être particulièrement utile lors du suivi de quelqu'un ou de la vérification d'un projet. Vous pouvez définir des rappels dans votre calendrier pour vous avertir qu'un e-mail doit être envoyé ou vérifié. Cela garantit que rien ne passe entre les mailles du filet et que vous ne prolongez pas les réponses à vos collègues ou clients.

Les rappels peuvent également aider à respecter les délais ou à rester au fait des e-mails qui nécessitent une attention particulière. Vous pouvez même définir des rappels quotidiens ou hebdomadaires pour vérifier les boîtes de réception des e-mails ou examiner les demandes ou les e-mails des clients. Les rappels gardent vos e-mails professionnels organisés et dans les délais.

Familiarisez-vous avec les dossiers de messagerie

Connaître les dossiers de messagerie est essentiel pour organiser vos e-mails professionnels. Les dossiers d'e-mails sont utiles pour classer les e-mails en groupes logiques afin d'en faciliter l'accès et la gestion.

Vous pouvez créer des sous-dossiers pour chaque type d'e-mail qui nécessite plus d'organisation, comme les e-mails des clients, les e-mails des projets et les e-mails des fournisseurs. La création d'étiquettes et leur codage couleur en fonction du contenu des dossiers peuvent faciliter la localisation des e-mails pertinents.

En utilisant des dossiers de messagerie, vous pouvez également gérer efficacement les e-mails entrants en les classant immédiatement dans le dossier approprié. Cela permet de réduire les risques de perte d'e-mails importants dans la boîte de réception principale et de garantir que les e-mails reçoivent une réponse en temps opportun.

L'utilisation de dossiers pour organiser les e-mails peut faciliter l'accès aux e-mails importants et peut aider à réduire le stress tout en gérant plusieurs e-mails et tâches simultanément. Une boîte de réception bien organisée peut aider à rendre la journée de travail beaucoup plus fluide.

Développer la discipline pour suivre les processus

L'organisation de vos e-mails professionnels est la clé du succès. Développer la discipline nécessaire pour suivre les processus est essentiel pour assurer l'efficacité, l'exactitude et la rapidité de votre communication. Tout d'abord, décidez quel système organisationnel convient le mieux à vos besoins et à vos objectifs. Cela pourrait inclure la création d'un système de code couleur, l'utilisation de dossiers ou le maintien d'un système de classement cohérent. De plus, créez des modèles pour les e-mails fréquemment envoyés pour gagner du temps. S'assurer que les processus sont suivis dans chaque e-mail, des salutations aux approbations, peut aider à rationaliser la communication. Enfin, assurez-vous de prendre le temps de répondre rapidement, car les réponses rapides contribuent de manière significative à une meilleure communication. Suivre ces étapes vous permettra de garder vos e-mails professionnels organisés et efficaces.

Utiliser l'automatisation

L'utilisation de l'automatisation est l'un des meilleurs moyens de garder vos e-mails professionnels organisés. L'automatisation peut aider à rationaliser les tâches banales, telles que le tri des e-mails dans différents dossiers, en vous permettant de configurer des règles de tri automatique.
L'automatisation peut également vous aider à gagner du temps en planifiant l'envoi de messages à des moments précis ainsi qu'en créant des modèles pour les formats d'e-mail régulièrement utilisés, tels que les accusés de réception ou les e-mails de suivi.

De plus, l'automatisation peut vous aider à suivre les conversations et les suivis, vous permettant d'évaluer rapidement l'état de tout échange de courrier électronique. L'utilisation de l'automatisation est un outil inestimable pour vous aider à maximiser l'efficacité de votre processus d'organisation de messagerie.

Boîte de réception sécurisée contre les e-mails professionnels non sollicités

L'un des plus grands défis pour garder vos e-mails professionnels organisés est de protéger votre boîte de réception contre les e-mails professionnels non sollicités. Les e-mails de spam, les e-mails marketing et d'autres messages peu fiables peuvent être des nuisances majeures et entraver sérieusement la productivité des utilisateurs de messagerie professionnels. Pour lutter contre cela, assurez-vous que vos filtres de messagerie sont à jour, efficaces et capables de reconnaître les e-mails potentiellement malveillants. De plus, ne fournissez pas votre adresse e-mail sur des forums publics, des comptes de médias sociaux ou d'autres sites en ligne susceptibles d'être surveillés par des spammeurs. De plus, gardez un œil sur les e-mails suspects qui peuvent être envoyés par des personnes malveillantes tentant d'acquérir vos informations confidentielles. Enfin, n'oubliez pas de créer un dossier spam dans votre boîte aux lettres pour séparer ces e-mails des e-mails importants. En prenant ces mesures proactives, vous pouvez créer une boîte de réception sécurisée et aider à organiser vos e-mails professionnels.

Résumé

Gérer une entreprise prospère implique des e-mails occasionnels entre clients et collègues, et rester organisé est la clé. Pour vous assurer que les e-mails professionnels restent organisés, créez un système de classement, une convention de dénomination, utilisez des filtres, définissez des rappels et familiarisez-vous avec les dossiers de messagerie. Ces processus contribueront à rationaliser la communication, à améliorer l'efficacité et à améliorer le service client.
 
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